MANUAL SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
INDUSTRIAS FANTASÍA S.A.

El presente manual es adoptado por Industrias Fantasía S.A. identificada con NIT. 800.163.260-1 con domicilio principal en la ciudad de Medellín, en adelante “INDUSTRIAS FANTASÍA”, con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas modificatorias y complementarias.

CAPÍTULO 1: DISPOSICIONES GENERALES

1.1. OBJETIVO GENERAL

El objetivo general del presente manual es dar a conocer a los usuarios, clientes, empleados, contratistas, proveedores y demás público objetivo de INDUSTRIAS FANTASÍA, el tratamiento, uso, manejo, protección y garantías de sus datos personales, que reposan en la base de datos de la sociedad y que fueron autorizados por ellos al momento de acceder a los productos y servicios de INDUSTRIAS FANTASÍA.

Conforme a lo anterior, los empleados de INDUSTRIAS FANTASÍA que intervienen en el tratamiento de los datos consignados en las bases de datos y en la ejecución de los procedimientos tendientes a garantizar los derechos de los titulares, deberán conocer y aplicar el presente manual.

1.2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

1.2.1. DESTINATARIOS

El presente manual aplica a los datos personales suministrados por todos y cada uno de los usuarios, clientes, contratistas, proveedores, empleados y demás público objetivo de INDUSTRIAS FANTASÍA, que estén domiciliados o no en Colombia.

1.2.2. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable del tratamiento de los datos contenidos en las bases de datos es INDUSTRIAS FANTASÍA, quien dará aplicación al presente manual y a lo establecido en la ley a través de todos y cada uno de sus empleados, contratistas, proveedores y similares.

El presente manual no será aplicable:
• A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
• A las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
• A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
• A las bases de datos y archivos de la Fuerza Pública para garantizar la seguridad nacional interna y externa.
• A las bases de datos y archivos regulados el Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE.

1.3. DEFINICIONES

1.3.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. Se entenderá que el titular autoriza cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

1.3.2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

1.3.3. Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales individualizadas o individualizables.

1.3.4. Encargado del Tratamiento: INDUSTRIAS FANTASÍA S.A., que por sí misma o en asocio con otros, bajo los parámetros de ley, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta y riesgo del responsable del tratamiento.

1.3.5. Responsable del Tratamiento: INDUSTRIAS FANTASÍA como persona jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.

1.3.6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

1.3.7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1.3.8. Aviso de tratamiento de datos personales: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

1.3.9. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

1.3.10. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

1.4. VALORES
VALORES CORPORATIVOS: Los valores de una empresa son pilares importantes de cualquier organización, con estos se define la empresa a sí misma, conformando un todo sus dirigentes y quienes en la empresa se desempeñan. Los valores de nuestra compañía son:

1.4.1. RESPETO: Somos parte de una misma familia, vivimos el buen trato, la aceptación de las diferencias y las buenas relaciones con nuestros compañeros.

1.4.2. COMPROMISO: Trabajamos con el mismo entusiasmo, dedicación y amor en nuestras labores, lo cual nos permite pasar de las palabras a los hechos para atender de manera oportuna y eficaz las necesidades de nuestros clientes.

1.4.3. DISCIPLINA: Con nuestra constancia, dedicación y manera ordenada cumplimos con los tiempos, los objetivos de nuestro proceso, las normas y leyes que forman parte del día a día de Industrias Fantasía.

1.4.4. TRABAJO EN EQUIPO: Trabajando unidos realizamos las labores de forma conjunta y coordinada para conseguir buenos resultados, siempre en aras de mejorar y lograr las metas propuestas.

CAPÍTULO 2: DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
2.1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a menos que de acuerdo a las normas vigentes no haya obligación de solicitar u obtener la autorización, dependiendo de los datos que se hayan recolectado y su fuente de obtención.
• Ejercer el derecho constitucional de Habeas Data.
• Autorizar de manera previa, libre y expresa el tratamiento de datos personales.
• Autorizar, rectificar, actualizar o suprimir datos personales suministrados a INDUSTRIAS FANTASÍA, en cualquier momento. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, debe realizarse por medio de cualquiera de los canales dispuestos en el presente documento.
• Presentar peticiones, quejas y reclamos y que las mismas sean resueltas dentro de los términos legales contados a partir del día en que se tenga conocimiento de la petición, queja o reclamo.
• Está prohibido el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
• Los demás establecidos en la legislación colombiana.
2.2. DEBERES DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
• Acatar lo establecido en el presente manual.
• Presentar peticiones, quejas y reclamos de manera respetuosa, a través de la página web www.colchonesfantasia.com, el correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. en los formatos y términos allí establecidos, o la línea de atención 018000423507, de igual forma podrán acercarse a sede principal de INDUSTRIAS FANTASÍA, ubicada en la calle 25 N° 52 – 126, en la ciudad de Medellín, Departamento de Antioquia, Republica de Colombia..
• Presentar la solicitud de modificación o autorización por los medios establecidos por el Responsable.
CAPÍTULO 3: DE LOS DEBERES Y DERECHOS DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

3.1. DERECHOS DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
• Usar y conservar la información mientras se encuentre vigente la autorización otorgada por el titular.
• Tramitar consultas, quejas y reclamos dentro de los términos legales que empezarán a contar a partir de que se tenga conocimiento de la solicitud.
• Elaborar y conservar la base de datos que contiene la información personal que trata el presente manual.
• Utilizar la información para los fines autorizados.
3.2. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
• Garantizar a los titulares de la información el efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Dar el tratamiento a la información suministrada por los titulares con los fines que trata el presente reglamento.
• Corregir, modificar o suprimir la información dentro del término legal contado a partir del envío de las peticiones, quejas o reclamos que realicen los titulares de la información.
• Responder en el término establecido en el presente manual, el cual no será superior al término legal, las peticiones, quejas y reclamos presentadas por los titulares de la información a través de los medios de contacto contemplados en estas políticas.
• Conservar y custodiar la información autorizada y suministrada por los titulares.
• Conservar prueba de la autorización otorgada por los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
• Las demás establecidas en la legislación colombiana.
CAPÍTULO 4: DE LOS PROCEDIMIENTOS

4.1. Recolección de datos personales: La solicitud de datos a los titulares deberá limitarse a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados con los fines que trata el presente manual o requeridos conforme a la normatividad vigente. En ningún caso se requerirán datos que atenten contra la dignidad e integridad de la persona.

INDUSTRIAS FANTASÍA podrá recolectar los datos personales de los titulares de los mismos, por cualquiera de los siguientes medios: escritos, impresos, magnéticos, digitales, telefónicos, virtuales, conocidos o por conocerse o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

Los encargados y responsables del tratamiento de la información no podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar el tratamiento de datos personales.

4.2. Autorización del titular: La autorización al titular de la información deberá solicitarse en el momento de la recolección de los datos personales y se deberá indicar al titular como mínimo que:
• Los datos personales que serán recolectados.
• Los fines para las cuales se está solicitando la autorización.
• La existencia de manual de protección de datos personales.
• Los derechos que le asisten.
En todos los casos, cuando INDUSTRIAS FANTASÍA considere que debe cambiar la finalidad del tratamiento de los datos personales deberá pedir una nueva autorización al titular.

4.3. Tratamiento: INDUSTRIAS FANTASÍA adopta el siguiente tratamiento de datos personales, luego de obtener la autorización del titular:

4.3.1. Responsable:

Nombre: INDUSTRIAS FANTASÍA S.A.
NIT.: 800.163.260-1
Domicilio: Medellín
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Dirección de notificaciones: Calle 25 No. 52-126

Los responsables y encargados del tratamiento sólo podrán recolectar, almacenar, dar uso o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario.

Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el responsable y el encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión.

No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

4.3.2. El aviso de privacidad de INDUSTRIAS FANTASÍA se encuentra en la página web www.colchonesfantasia.com y estará disponible en todos los formatos de recolección de datos y demás casos en que no sea posible poner a disposición inmediata del Titular estas políticas de tratamiento de la información.

4.3.3. Fines de la obtención de datos personales: INDUSTRIAS FANTASÍA recolectará, almacenará y usará los datos personales de los titulares para las siguientes finalidades:
• Comunicar información relacionada con el lanzamiento de nuevos productos, promociones o eventos a ser realizados por INDUSTRIAS FANTASÍA S.A.
• Comunicar información técnica y comercial de productos para el hogar, tales como: colchones, almohadas, muebles, camas, ropa para el hogar y productos afines a estos.
• Comunicar actividades relacionadas con el objeto social, con las limitaciones a la información regulada en la Ley.
• Envío de promocionales e información sobre descanso, a los usuarios registrados en el chat, en las ventanas emergentes de promociones, en el formulario de compradores y en el formulario de contáctenos de la página web.
• Llevar a cabo estrategias de Fidelización de clientes, tales como el club del descanso.
• Realizar el rastreo de historial de órdenes y pedidos de proveedores y clientes.
• Difundir material promocional y tips asociados a los servicios y bienes comercializados por INDUSTRIAS FANTASÍA.
• Efectuar la verificación de referencias bancarias, comerciales e historial crediticio de clientes, proveedores y distribuidores.
• Administrar los datos de los empleados para los pagos de nómina, trámites de afiliación a seguridad social y construcción y conservación de historia ocupacional.
• Identificar las personas que ingresan a las instalaciones de INDUSTRIAS FANTASIA.
• Gestión de estadísticas internas para mejorar nuestros procedimientos, servicios y productos y para desarrollar estrategias de mercado.
• Para adelantar procesos propios del área de recursos humanos, tales como la promoción y selección de personal, construcción de banco de hojas de vida de personas que se han presentado a procesos de selección y que pueden servir para suplir vacantes que se lleguen a abrir en la compañía.

4.3.4. Fecha de entrada en vigencia: la versión 2 del presente manual se encuentra vigente desde el 28 de octubre de 2016 y su vigencia será hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.

El periodo de vigencia de las bases de datos se encuentra determinado por el tratamiento que se realiza sobre estos y por la autorización impartida por los titulares. Siempre y cuando el dato siga siendo vigente para llevar a cabo él el tratamiento autorizado, seguirá vigente su uso en la base de datos.

4.4. Tratamientos y transmisiones: Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los exigidos en la ley.
4.5. Mecanismos de petición, queja o reclamo: El titular de la información podrá en cualquier momento presentar peticiones, quejas y reclamos de manera respetuosa para hacer efectivos sus derechos, a través de la página web www.colchonesfantasia.com o a través del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. en los formatos y términos allí establecidos. De igual forma los derechos podrán hacerse efectivos comunicándose con la línea de atención 018000423507.
INDUSTRIAS FANTASÍA contará con los términos legales contados a partir del día en que se tenga conocimiento del hecho, para dar respuesta a la petición, queja o reclamo instaurada por el titular o por quien acredite estar legitimado de acuerdo a lo dispuesto por la ley.

INDUSTRIAS FANTASÍA verificará la calidad en que el solicitante actúa, con el objetivo de precaver que alguien que no esté legalmente facultado acceda a los datos personales de un tercero.

4.6. Mecanismos de control y vigilancia: INDUSTRIAS FANTASÍA pondrá a disposición de los titulares de la información los mecanismos gratuitos y de fácil acceso para consultar, presentar las solicitudes de supresión de datos, la revocatoria de la autorización otorgada, la corrección o actualización de sus datos personales.

CAPÍTULO 5: DISPOSICIONES FINALES
• Si alguna de las disposiciones de este manual llegare a ser ilegal, invalida o sin vigor bajo las leyes presentes o futuras, se entenderá excluida.
• Este manual será ejecutado al alcance posible y sin destruir su propósito, cualquier disposición legal que invalide o deje sin vigor las políticas aquí establecidas, hará que se entienda excluida como si no hubiese hecho parte del mismo y las restantes disposiciones aquí contenidas conservaran idéntico valor y efecto.
• INDUSTRIAS FANTASÍA, en cualquier momento podrá agregar puntos o elementos adicionales que aseguren el cumplimiento del objeto, o hacer modificaciones al presente manual.
POR INDUSTRIAS FANTASÍA S.A.


ANEXO 1

AVISO DE PRIVACIDAD

Con la autorización que imparto, INDUSTRIAS FANTASÍA S.A. identificada con NIT 800.163.260-1, queda facultada para almacenar mis datos personales en sus bases de datos y darles los siguientes tratamientos: (1) Comunicar información relacionada con el lanzamiento de nuevos productos, promociones o eventos a ser realizados por INDUSTRIAS FANTASÍA S.A. (2) Comunicar información técnica y comercial de productos para el hogar, tales como: colchones, almohadas, muebles, camas, ropa para el hogar y productos afines a estos. (3) Comunicar actividades relacionadas con el objeto social, con las limitaciones a la información regulada en la Ley. (4) Envío de promocionales e información sobre descanso, a los usuarios registrados en el chat, en las ventanas emergentes de promociones, en el formulario de compradores y en el formulario de contáctenos de la página web. (5) Llevar a cabo estrategias de Fidelización de clientes, tales como el club del descanso. (6) Realizar el rastreo de historial de órdenes y pedidos de proveedores y clientes. (7) Difundir material promocional y tips asociados a los servicios y bienes comercializados por INDUSTRIAS FANTASÍA. (8) Efectuar la verificación de referencias bancarias, comerciales e historial crediticio de clientes, proveedores y distribuidores. (9) Administrar los datos de los empleados para los pagos de nómina, trámites de afiliación a seguridad social y construcción de historia ocupacional. (10) Identificar las personas que ingresan a las instalaciones de INDUSTRIAS FANTASÍA. (11) Gestión de estadísticas internas para mejorar nuestros procedimientos, servicios y productos y para desarrollar estrategias de mercado.

De igual forma, me doy por enterado(a) de los derechos que tengo de consultar, actualizar, rectificar y suprimir tales datos, y conozco que la política de manejo de datos de INDUSTRIAS FANTASÍA S.A. se encuentra disponible en la página web www.colchonesfantasia.com.

Entiendo que para el ejercicio mis derechos INDUSTRIAS FANTASÍA S.A. cuenta con los siguientes canales de atención:

 Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
 Página web: www.colchonesfantasia.com
 Dirección de recepción de correo físico y documentos impresos: Calle 25 No. 52-126 Ciudad de Medellín, Departamento de Antioquia, República de Colombia.

Así mismo, comprendo que esta autorización es requerida de acuerdo a lo dispuesto por la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.